Accountant iris

Blog 17: Bespaar tijd én geld met 3 slimme automatiseringstips

Je bent al een tijdje aan het ondernemen en voor je het weet heb je een groot bedrijf met veel klanten en personeel. Je bent druk geweest met klanten helpen en brandjes blussen waardoor je nog niet de tijd hebt gehad om eens goed naar de bedrijfsprocessen te kijken. Het blijkt dat er nog steeds veel handmatig gedaan wordt en niet alles is meer even logisch. De huidige processen zijn fout gevoelig door het verkeerd overnemen van gegevens en bevatten veel dubbel werk. Dat is zonde, want op deze wijze laat je helaas veel geld liggen. Geen paniek, kom in actie. Ik help je graag en je bespaart direct tijd én geld!

1) iDEAL

Ik kom heel veel ondernemers tegen die nog verkoopfacturen sturen zonder iDEAL betaallink. Een iDEAL betaallinkje stuur je mee omdat je het je klant zo gemakkelijk mogelijk wilt maken om jouw factuur te betalen. Hiervan is bewezen dat 40% van de particuliere klanten en 25% van de zakelijke klanten de factuur dan direct betaalt. Zonder iDEAL betaallink wordt nog geen 5% van de facturen binnen 1 dag betaald. Voor de kosten hoef je het niet te laten, slechts 35 cent per transactie. Het is daarnaast gemakkelijk in je administratie in te regelen. Je beschikt hierdoor sneller over je geld én je bespaart tijd omdat je minder debiteuren hoeft aan te manen. Direct win-win.

2) Automatische boekhoudkoppeling

Met een boekhoudkoppeling krijg je dagelijks geheel automatisch je ontvangsten en betalingen in je administratie binnen. Door het inregelen van slimme toewijzingen kun je veel mutaties automatisch laten afboeken van openstaande facturen in je administratie. De overige mutaties nemen vervolgens niet zo heel veel meer tijd in beslag om te controleren en toe te wijzen.Het handmatig overtikken van af- en bijschrijvingen is dus niet meer nodig. Dit betekent dat de bank en jouw boekhouding altijd bijna direct up-to-date zijn en je ziet gelijk welke facturen betaald en nog niet betaald zijn. Dit is handig om je klanten aan te manen al zullen dat er niet meer heel veel zijn als je een iDEAL linkje meestuurt met je verkoopfacturen 😉

3) Betalingen automatiseren

Ook kom ik nog steeds veel ondernemers tegen die handmatig facturen invoeren in hun boekhouding én vervolgens wederom handmatig factuurgegevens overtypen in hun bankomgeving. Direct mee stoppen, dit kan allemaal geautomatiseerd worden. Zo kun je de facturen in een boekhoudpakket inscannen waarna je boekhoudpakket gegevens herkent en deze alvast voor jou invult in je administratie. Je gaat hiermee van handmatig typewerk naar een controlerende functie. Dit werkt sneller en je wordt er minder moe van. Vervolgens zorg je ervoor dat de instellingen in je boekhouding zo ingesteld staan dat je altijd gemakkelijk betaalbatch-bestanden kunt aanmaken voor jouw bank. Met batchbetalingen kun je vanuit jouw administratie meerdere facturen selecteren met een bepaalde vervaldatum, vervolgens in één keer naar jouw bank sturen en vanuit je bank die facturen in een keer betalen. Zo bespaar je veel tijd. De batchbetalingen kun je vervolgens weer automatisch afboeken van de openstaande posten in je administratie. Win-win-win.

Kan ik je helpen?

Iedere dag komt er nieuwe software op de markt en hierdoor is het soms lastig bijhouden welke software handig is én fijn werkt. Met de juiste software-oplossingen maak je immers veel processen eenvoudig, snel en foutloos. 

Doordat ik al heel veel ondernemers geholpen heb met automatisering & proces optimalisatie en omdat ik het leuk vind om veel software te testen kan ik je goed helpen. We kunnen samen eens goed naar jouw bestaande processen kijken en je krijgt vervolgens gelijk aanbevelingen voor verbeteringen zodat jij je klanten beter kunt helpen, meer tijd overhoudt én geld bespaard. Het kan namelijk altijd beter.

Deze blog maakt deel uit van een serie blogs over het ondernemerschap en is geschreven door Iris Aben. Ik ben werkzaam als Accountant in het MKB en ik heb sinds 5 december 2017 eindelijk mijn eigen accountantskantoor. Ik beschrijf wat ik allemaal als ondernemer tegenkom en hoe ik daarmee ben omgegaan. Bij een eigen bedrijf komt veel kijken & hopelijk heb jij er iets aan! De volgende blog wordt ‘Blog 18: Begeleiding van jouw boekhouder levert zóveel op!‘.

Vind je dit artikel nuttig dan kun je het uiteraard delen, graag met bronvermelding of een link naar deze blog.

Top