Ben je de trotse bezitter van een BV? Het jaarlijks deponeren bij de Kamer van Koophandel van jouw jaarrekening is dan wettelijk verplicht. Hiermee komt de financiële informatie van je onderneming beschikbaar voor iedereen die daarin geïnteresseerd is, zoals je leveranciers, samenwerkpartners, kredietverstrekkers en mogelijk nog vele anderen.

Het deponeren lijkt een futiliteit want je krijgt niet eens een herinnering van de Kamer van Koophandel (KvK) als je niet tijdig of zelfs helemaal niet deponeert. Maar helaas, juist het niet (op tijd) deponeren kan later grote gevolgen voor jou hebben. Lees je mee?

Allereerst, wat deponeer je dan precies?

Hoe groter je BV hoe meer financiële informatie je openbaar dient te maken bij de Kamer van Koophandel. Hoe weet jij dan wat voor informatie precies en hoe uitgebreid? Daar is iets handigs op bedacht.

Jouw onderneming valt in een bedrijfsgrootte als de jaarrekening 2 jaar achter elkaar voldoet aan minimaal 2 van de onderstaande kenmerken:

	Activa (bezittingen)	Netto-omzet	Aantal werknemers
Micro	< € 350.000	< € 700.000	< 10 personen
Klein	€ 350.000 – € 6 mln	€ 700.000 – € 12 mln	10 – 50 personen
Middelgroot	€ 6 – € 20 mln	€ 12 – € 40 mln	50 – 250 personen
Groot	> € 20 mln	> € 40 mln	> 250 personen

Die 2 jaar zijn handig want dan hoef je niet als je incidenteel een goed jaar hebt, gelijk meer informatie te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Hetzelfde geldt voor als je bijvoorbeeld structureel een hogere omzet hebt maar je bezittingen en personeel blijven gelijk dat je dan ook niet automatisch in een hogere berdrijfsklasse valt. Dit houdt het administratieve proces voor jou eenvoudig. Door die 2 jaarstermijn wordt bovendien ingestoken op duurzame groei van jouw onderneming. En natuurlijk ben jij gericht op duurzame groei, jij wilt tenslotte toch ook een goed inkomen, meer vrijheid.

De openbaar te maken jaarrekening voor micro ondernemingen bestaat uit een beperkte balans. Voor kleine BV’s bestaat de jaarrekening uit een verkorte balans en de toelichting. De winst-en verliesrekening hoef je voor zowel micro als kleine BV’s dus niet te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Dat scheelt weer, want zo blijven je omzet en de details van je kosten bedrijfsgeheim. Deponeren is nuttig, maar je wilt natuurlijk niet meer gegevens deponeren dan noodzakelijk. Heb je hierover vragen, laat het mij weten.

Wanneer dien je de jaarrekening te deponeren?

Het tijdig deponeren van jouw jaarcijfers is heel belangrijk. Waarom dat zo is, leg ik je verderop uit. Voor de BV gelden in ieder geval de volgende termijnen:

• Binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar maakt het bestuur de jaarrekening op en legt deze voor aan de aandeelhouders.
• De aandeelhouders verlenen het bestuur maximaal 5 maanden uitstel in geval van bijzondere omstandigheden.
• De aandeelhouders hebben vervolgens 2 maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening (goedkeuring).
• Vervolgens dient de jaarrekening uiterlijk 8 dagen na vaststelling bij de Kamer van Koophandel  gedeponeerd te zijn.

 

Belangrijke data die je dient te onthouden volgt nu. Indien het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, dan dien je uiterlijk 8 augustus na afloop van het jaar jouw jaarrekening te deponeren. In het geval dat je gebruik gemaakt van uitstel bijzondere omstandigheden dient de jaarrekening uiterlijk 31 december na afloop van het jaar openbaar gemaakt te worden.

Let op: als alle aandeelhouders ook bestuurder zijn, leidt het ondertekenen van de jaarrekening meteen tot vaststelling. In dit geval vervallen die 2 maanden tijd voor vaststelling. Ben je zowel DGA (Directeur Groot Aandeelhouder) als bestuurder dan betekent dit dat de uiterste deponeerdatum dus 8 november is als het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar.

Deze deponeringsplicht geldt overigens tot de datum van opheffing van de BV.

Uitzondering door covid-19

In verband met covid-19 kan het bestuur er nu, tijdelijk, voor kiezen om na afloop van de termijn van vijf maanden na afloop van het boekjaar, deze termijn zélf te verlengen met vijf maanden. Er is in deze situatie geen toestemming nodig van de aandeelhouders. Binnen de wet wordt verder niet afgeweken van de overige wettelijke termijnen voor het opstellen, het vaststellen en het openbaar maken.

Wat doe je als de aandeelhouders de jaarrekening niet tijdig vaststellen?

Je bent als bestuurder verplicht de jaarrekening tijdig te deponeren én te voorzien van de datum van vaststelling (goedkeuring) door de aandeelhouders. Hebben de aandeelhouders de jaarrekening niet op tijd vastgesteld? Dan deponeer je de voorlopige jaarrekening om bestuurdersaansprakelijkheid te voorkomen. Je kunt hiervoor de bovengenoemde uiterste deponeringsdata aanhouden.

Als de jaarrekening vervolgens alsnog wordt vastgesteld door de aandeelhouders, deponeer je ook de goedgekeurde jaarrekening bij de Kamer van Koophandel. Het als bestuur opvolgen van de wettelijke verplichtingen is heel belangrijk. Waarom dat zo is, leg ik je hieronder uit.

Hoe en waar kun je de jaarcijfers deponeren?

Ondernemers met een micro of kleine BV kunnen alleen nog digitaal deponeren via Standard Business Reporting (SBR). SBR is de nationale standaard voor digitale uitwisseling van bedrijfsmatige rapportages. Dit kan via de website van de Kamer van Koophandel of via onze software. Heb je hier hulp bij nodig, laat het mij weten.

Waarom jij de jaarrekening tijdig wilt deponeren!

Zoals al eerder aangegeven is het als bestuur opvolgen van de wettelijke verplichtingen heel belangrijk. Dit doe je om bestuurdersaansprakelijkheid te voorkomen. Het niet of niet op tijd  deponeren is strafbaar als economisch delict. Het Bureau Economische Handhaving van de Belastingdienst kan een proces-verbaal opmaken op basis waarvan het Openbaar Ministerie een geldboete kan opleggen of de zaak aanhangig kan maken bij de rechter voor hechtenis of een taakstraf. Strafrechtelijke handhaving komt in de praktijk echter niet veel voor, dus hier heb je niet zo veel te vrezen. Wat wel te vrezen is, is het volgende.

Je kunt persoonlijk aansprakelijk gesteld worden als je niet (op tijd) deponeert en je onderneming gaat failliet. Het bestuur heeft namelijk niet voldaan aan de deponeringsplicht. Daarmee staat vast dat het bestuur zijn bestuurderstaken kennelijk onbehoorlijk heeft vervuld en er wordt vermoed dat dit een belangrijke oorzaak is van het faillissement. Met als gevolg hoofdelijke aansprakelijkheid van het bestuur voor het totale tekort in het faillissement. Je kunt dan vanuit privé de nog openstaande (belasting)schulden van de BV betalen.

Om dit te weerleggen kun je nog bewijzen aandragen bij de rechter om aan te tonen dat het faillissement geen gevolg is van onbehoorlijk bestuur. Er worden echter hoge eisen gesteld aan deze bewijzen. Bovendien vindt verjaring mogelijk pas plaats indien het niet (tijdig) deponeren meer dan 3 jaar voordat het faillissement is uitgesproken heeft plaatsgevonden (2:248 lid 6 BW)

Uitzondering door covid-19

Wanneer het bestuur door corona verzuimt om de jaarrekening over het meest recent afgesloten boekjaar tijdig te deponeren, geldt dat niet als onbehoorlijke bestuur. Dit leidt derhalve niet tot een wettelijk bewijsvermoeden voor bestuurdersaansprakelijkheid in geval van faillissement. Het bestuur dient echter wel aan te tonen dat het verzuim van de publicatieplicht te wijten is aan de gevolgen van het coronavirus. Deze wet vervalt in principe op 1 september 2020, maar kan verlengd worden.

Goede tips tot slot

Ik kom helaas nog steeds veel ondernemers tegen die nog heel wat jaren achterlopen met het deponeren van de jaarcijfers. En dit staat los van de covid-19 situatie.

Zorg ervoor dat je binnen de gestelde termijn deponeert bij de KvK. Je hebt dan een streepje voor bij de curator indien je bedrijf failliet gaat. Én je hebt juist een BV opgericht om niet persoonlijk aansprakelijk gesteld te kunnen worden, toch?

Vind je dit artikel nuttig dan kun je het uiteraard delen, graag met bronvermelding of een link naar deze blog.