Accountant iris

Hoe voorkom je interne bedrijfsfraude in jouw onderneming?

Uit een onderzoek van de Rabobank blijkt dat ondernemers fraude zien als grootste risico voor het bedrijfsleven in het algemeen en voor het eigen bedrijf.
Het Nederlandse MKB is zich er wel van bewust dat fraude impact heeft op de continuïteit van hun bedrijf, maar de omvang van de gevolgen kunnen ze niet goed overzien.

De omvang is echter groot. Fraude kost ondernemers maar liefst ca. 10 miljoen euro per dag volgens MKB Nederland. Bovendien laten de laatst bekende data ons zien dat het aantal MKB-bedrijven dat te maken kreeg met interne criminaliteit 60% betreft en het geschatte verlies zo’n 6% van de bedrijfswinst bedraagt. Ook blijkt dat 1/3e van de fraudeurs een directie- of managementfunctie heeft en 2/3e van de fraudeurs uit overige werknemers bestaat.

Fraude-Driehoek

Er is sprake van fraude als door bedrog de zaken anders worden voorgesteld dan dat ze zijn, door op papier of digitaal een onjuiste weergave te geven van de werkelijkheid met als doel een oneerlijk, vaak financieel voordeel behalen ten koste van een ander persoon of bedrijf. De 3 elementen die een rol spelen bij fraude zijn te illustreren in de zogenaamde fraude-driehoek:

Voorkom gelegenheid

Ten eerste, is het belangrijk om aan fraudepreventie te doen door het op orde brengen van de interne controle. De grootste frauderisico’s bevinden zich namelijk op de processen: inkoop, voorraadbeheer, kasbeheer en declaratie. Heb je voldoende functiescheiding aangebracht op de kritische punten; beschikkende, bewarende, registrerende, uitvoerende en controlerende functies? Als 1 persoon binnen jouw onderneming verantwoordelijk is voor het boeken van de inkoopfacturen en daarnaast bevoegd is om de stamgegevens van crediteuren aan te passen in het systeem, dan heeft deze werknemer de mogelijkheid om het rekeningnummer van een crediteur te wijzigen in zijn eigen rekeningnummer met als gevolg dat je niet de crediteur betaalt maar je werknemer. Maar ook, controleer jij het declaratieformulier van je werknemer voordat je uitbetaalt? Hoe integer een werknemer ook is, als hij veel taken in 1 heeft of weet dat hij toch niet gecontroleerd wordt kan hij weleens in de verleiding komen om te frauderen. Uit onderzoek van onderzoeks- en adviesbureau Hoffmann Bedrijfsrecherche blijkt dat 17% van de daders aangeeft dat hij de fraude pleegde omdat het gemakkelijk ging.

Voorkom druk/verleiding

Ten tweede, is het belangrijk om stil te staan bij de persoonlijke situatie van je werknemer. Weet jij bijvoorbeeld wat er speelt bij je werknemers? Is er sprake van een te luxe levensstijl, schulden of verslaving?
En ook niet onbelangrijk: hoe beloon je je werknemers? Krijgt iemand een bonus bij het behalen van een bepaald resultaat? Ook zo’n bonustrigger kan fraude in de hand werken. Het onderzoek laat zien dat 71% van de medewerkers die fraude of diefstal pleegt hiervoor een financieel motief heeft. Het lijkt een open deur maar als je verstandshouding en beloningsbeleid goed zijn, dan is de kans op verleiding tot frauderen door je werknemer vele malen kleiner.

Voorkom rationalisatie

Ten slotte, is het als ondernemer belangrijk om stil te staan bij de cultuur van je onderneming en de ‘tone at the top’ ook wel ‘voorbeeldgedrag’ genoemd. Hoe ga je om met integriteitskwesties, zowel in als buiten je onderneming? Dit kan je heel breed opvatten, van open communicatie met werknemers tot het zakendoen met leveranciers. Is alles bespreekbaar in het bedrijf en hoe gaan de collega’s met elkaar om? Wat doe je als een leverancier meer levert dan dat hij factureert? Je wil als ondernemer een positieve cultuur binnen je onderneming creëren en voorkomen dat een medewerker het voor zichzelf rechtvaardigt om te frauderen door de gedachte ‘anderen doen het ook’. Weet jij wat de kernwaarden van je werknemers zijn en wat maakt dan de overkoepelende kernwaarden van de onderneming? Door bovenstaande duidelijk en transparant te maken verklein je het risico op fraude.

Voorkom interne bedrijfsfraude – kom in actie!

Uiteraard wil je niet de volgende ondernemer zijn wie de dupe wordt van fraude, dus neem je als ondernemer het liefst preventieve maatregelen. Zorg intern voor functiescheiding binnen de administratieve processen of kies ervoor om je administratie uit te besteden. Ook kan een periodieke risicoanalyse nuttig zijn. Inzake personeelsbeleid zijn een goede achtergrondcheck van nieuwe werknemers, het sturen op integer gedrag en het creëren van een open bedrijfscultuur waarin medewerkers elkaar kunnen aanspreken op het eigen handelen belangrijk.
Verder kan je nog denken aan het inzetten van detectieve maatregelen, zoals het gebruiken van software om fraude(signalen) snel te kunnen opsporen met behulp van Big Data.

Vind je dit artikel nuttig dan kun je het delen, graag met bronvermelding of een link naar deze blog.

Top