Deze vraag was voor mij als accountant uiteraard niet zo moeilijk omdat ik dagelijks voor leuke ondernemers met allerlei boekhoudpakketten werk. Maar wat nou als je geen boekhouder of accountant bent? Dan is de keuze een stuk lastiger. Er is immers al veel aanbod en maandelijks komt daar nog nieuwe online boekhoudsoftware bij.

Excel

Veel startende ondernemers beginnen in Excel, omdat dit gratis en snel is.
Excel vind ik persoonlijk echter niet zo handig want dit is foutgevoelig en je kan hier helaas niets mee automatiseren, zoals het inscannen van facturen of het automatisch koppelen van je zakelijke bankrekening met je administratie. In ‘Blog 2: Slimme tips inschrijving KvK, Belastingdienst & Bank!‘ heb ik overigens over nog meer voordelen van een zakelijke bankrekening geschreven. Je boekhouding automatiseren kan wel met boekhoudpakketten zoals bijvoorbeeld Exact Online en moneybird; dit scheelt veel tijd omdat je niets meer hoeft over te typen maar alleen hoeft te controleren, aanvullen en accorderen.

Vraag je accountant

Je kan ook je accountant vragen met welk boekhoudpakket zij werken en of je op hun boekhoudlicentie mag werken. Dit is fijn voor hen omdat ze dan gelijk kunnen meekijken in je administratie en je werkt met een voor hen bekend pakket. Dit scheelt je accountant tijd en hierdoor bieden ze dit soms gratis aan of tegen een lager tarief dan dat je anders zelf zou betalen.

Exact Online

In mijn onderneming werk ik het liefst met Exact Online (nee, ik heb geen aandelen). Dit is een traditioneel en betrouwbaar boekhoudpakket en vaak lopen ze voorop met innovaties zoals het nog verder automatiseren van je boekhouding. Ook hebben ze uitgebreide modules voor het beheren van materiële vaste activa (bijvoorbeeld inventaris of computers) of het bijhouden van een projectadministratie. Handig als je groter groeit met je onderneming! Als ik nieuwe ondernemers help met het verzorgen van hun administratie, meld ik ze aan op mijn Exact Online licentie en zij kunnen vervolgens 24/7 mee kijken in hun eigen administratie. Zij hoeven alleen nog maar hun bonnen en facturen te mailen, te uploaden of in te scannen met een handige app en that’s it!

Super handig allemaal, maar wat als je als ondernemer graag je eigen boekhouding wilt blijven doen omdat je zo grip denkt te hebben én houden op je eigen administratie. Exact kan dan relatief duur zijn als je nog niet zoveel activiteiten en/of omzet hebt (vanaf EUR 35 per maand, zie Exact).

Moneybird

Omdat een aantal van mijn ondernemers aangaven dat moneybird zo intuïtief fijn is als ze zelf willen boekhouden, ben ik het zelf gaan gebruiken voor mijn eigen onderneming om op deze manier deze software te testen (nee, ook hier geen aandelen :-)). Het gebruik van moneybird kan gratis of vanaf EUR 10 (afhankelijk van het aantal banktransacties per maand) en daarmee is het goedkoper dan Exact Online (zie Moneybird).
Ik merk wel dat je enige boekhoud kennis moet hebben om het jaar daar goed af te kunnen sluiten, maar ze hebben een goede kennisbank, boekhoudvideo’s en een supportcenter waar je terecht kan.
Een automatische bankkoppeling is vooralsnog alleen met bunq en Knab te maken, echter bunq is mijn favoriet dus dat komt goed uit. Nog een voordeel van moneybird is, is dat je heel gemakkelijk een iDEAL betaallink met je verkoopfactuur mee kunt sturen naar je klant. Hiervan is bewezen dat 40% van de particuliere klanten en 25% van de zakelijke klanten de factuur dan direct betaalt. Zonder iDEAL betaallink wordt nog geen 5% van de facturen binnen 1 dag betaald. Voor de kosten hoef je het niet te laten, slechts 35 cent per transactie. Zelf ben ik dit nog uitvoerig aan het testen, dus later hierover meer!

Tot slot

Ik hoop dat je met bovenstaande informatie een goede keuze kunt maken voor een fijn boekhoudpakket. Overigens is het volledig uitbesteden van je administratie aan je accountant vaak efficiënter en goedkoper, omdat je accountant dan geen correcties meer hoeft te maken op jouw werk en dit dus ook niet extra naar jou kan doorbelasten voor aanvullende werkzaamheden.
Boekhouden is natuurlijk ook een vak en jij kan je kostbare tijd wel beter inzetten voor je eigen bedrijf.
Voor het vervolgens grip houden op je eigen administratie werkt je accountant vast wel met innovatieve dashboards waarop je realtime 24/7 je resultaten kunt inzien.
Zo niet, dan help ik jou graag verder 🙂

Deze blog maakt deel uit van een serie blogs over het ondernemerschap en is geschreven door Iris Aben. Ik ben werkzaam als Accountant in het MKB en ik heb sinds 5 december 2017 eindelijk mijn eigen accountantskantoor! Ik beschrijf wat ik allemaal als ondernemer tegenkom en hoe ik daarmee ben omgegaan. Bij een eigen bedrijf komt veel kijken & hopelijk heb jij er iets aan! De volgende blog wordt ‘Blog 4: Niet leuk, wel van belang: het afdichten van risico’s’ 

Vind je dit artikel nuttig dan kun je het uiteraard delen, graag met bronvermelding of een link naar deze blog.