Blog 7: Je Boekhouding op Orde !

JA! ik vind het leuk om jou als ondernemer te helpen bij het efficiënter werken, je meer inzicht in je cijfers te geven en daardoor veel meer focus op je doelen. Hierdoor krijg je namelijk als vanzelfsprekend meer winst & cashflow (banksaldo) en dan wordt ondernemen pas écht leuk 🙂

Mijn volgende blog zou eigenlijk gaan over aftrekbare kosten, echter omdat ik de laatste tijd zoveel ondernemers tegenkom die hun boekhouding nog niet helemaal op orde hebben (nee, ik noem geen namen), vind ik het prioriteit nr. 1 om er nu over te schrijven.
Waarom? Als je je boekhoud processen niet volledig op orde hebt, kost dat veel tijd en dus geld. Als jij snel en efficiënt werkt, houd je veel meer tijd over voor het ondernemen en heeft je boekhouder minder tijd nodig om je administratie te verwerken. Daarnaast vormt je boekhouding de basis om te kunnen sturen op je doelen, meer winst & cashflow.

Ik hoor het je al vragen, hoe kan ik ook zo snel en efficiënt mogelijk werken?
Dat ga ik je hieronder uitleggen!

Boekhoud processen

  1. Inkoopfacturen & bonnen ontvangen
  2. Inkoopfacturen & bonnen verwerken
  3. Verkoopfacturen versturen
  4. Inkoopfacturen betalen
  5. Bankafschriften verwerken
  6. Debiteurenbeheer

Bij de processen ga ik ervan uit dat je boekhouding online is en je beschikt over een boekhoud app. Zo niet, vraag je boekhouder erom, je wilt toch ook realtime inzicht in je eigen cijfers!

1. Inkoopfacturen & bonnen ontvangen

Bonnen

  • Betaal de bon vanaf je zakelijke bankrekening.
  • Scan de bon gelijk in met de boekhoud app.


Facturen

  • Mail de factuur direct na ontvangst door naar je boekhoudpakket.
    In geval van een factuur per post, maak je een foto en mail je deze ook gelijk door.
  • Indien nog niet betaald, plaats de factuur in een mapje ‘Nog te betalen facturen’.

Als je deze vaste volgorde aanhoudt voorkom je dat bonnen & facturen kwijt raken (je kunt dan de btw niet terugvragen en de kosten zijn mogelijk niet aftrekbaar), ze 10x door je handen gaan voordat je er iets mee doet of erger nog dat ze dubbel betaald worden.

2. Inkoopfacturen & bonnen verwerken
  • Selecteer de juiste crediteur, neem de juiste bedragen van de factuur over, check de btw (in mijn volgende blog schrijf ik over aantal veel voorkomende BTW fouten) en vul de omschrijving in.

Zorg ervoor dat je facturen en bonnen gelijk goed boekt in je boekhouding. Een factuur in 1x goed boeken kost namelijk veel minder tijd dan het eerst fout doen, de fout ontdekken en de fout herstellen. Ik kom soms tegen dat een factuur wordt ingeboekt zonder omschrijving. Dit is erg onhandig als je later je uitgaven wilt gaan analyseren.

3. Verkoopfacturen versturen
  • Na het leveren van een product of dienst, verstuur je gelijk een verkoopfactuur!

Hoe eerder je factureert, hoe eerder je betaald krijgt.

Tip: houd een betaaltermijn van maximaal 14 dagen aan.
Uiteraard kun je ook je factuur vooraf versturen en dus vooraf betaald krijgen.

4. Inkoopfacturen betalen
  • Betaal wekelijks op een vaste dag alle facturen uit het mapje ‘Nog te betalen facturen’.
5. Bankafschriften verwerken
  • Zorg voor een automatische bankkoppeling met je boekhoudpakket.
  • Verwerk wekelijks op een vaste dag je banktransacties of laat je boekhouder dat doen 😉
6. Debiteurenbeheer
  • Verstuur wekelijks op een vaste dag herinneringen of bel je klanten even op.

Soms raken facturen namelijk gewoon kwijt. En een niet betalende klant kost niet alleen geld, maar ook frustratie, tijd en energie.

Tips op de valreep 

  • Betaal je zakelijke uitgaven vanaf je zakelijke bankrekening en je privé uitgaven vanaf je privé bankrekening. Het zorgt helaas voor extra boekhoud tijd als dit door elkaar loopt.
  • Kijk hoe je steeds terugkerende handelingen zoveel mogelijk kunt automatiseren en kies een boekhoudpakket wat al veel voor je automatiseert (zie ‘Blog 3: Welk Boekhoudpakket?‘).
  • Plan daarnaast een vast moment per week waarop je je boekhouding bijwerkt.

Wat zul je merken?

Door op deze manier je boekhouding te verzorgen houd je veel meer tijd over en minder frustratie. En misschien ga je boekhouden zelfs een beetje leuk vinden 🙂

Deze blog maakt deel uit van een serie blogs over het ondernemerschap en is geschreven door Iris Aben en mede geïnspireerd door het boek Winstadviseur. Ik ben werkzaam als Accountant in het MKB en ik heb sinds 5 december 2017 eindelijk mijn eigen accountantskantoor. Ik beschrijf wat ik allemaal als ondernemer tegenkom en hoe ik daarmee ben omgegaan.
Bij een eigen bedrijf komt veel kijken & hopelijk heb jij er iets aan! De volgende blog wordt ‘Blog 8: Hoe werkt dat met aftrekbare kosten en btw?’ (nú echt!)’.

Vind je dit artikel nuttig dan kun je het uiteraard delen, graag met bronvermelding of een link naar deze blog.

Top